數(shù)字化管理在高校后勤中的應(yīng)用

文章出處：http://www.sgrivertours.com 作者：苗勇毅   人氣： 發(fā)表時(shí)間：2011年11月18日

    引　言 

    數(shù)字化管理是指利用計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、人工智能等技術(shù)， 量化管理對(duì)象與管理行為， 實(shí)現(xiàn)計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)、創(chuàng)新等職能的管理活動(dòng)和管理方法的總稱。數(shù)字化管理具備定量化、智能化集成性、動(dòng)態(tài)開發(fā)性、系統(tǒng)性等特點(diǎn)。目前數(shù)字化管理在高校中已廣泛運(yùn)用，主要有以下幾個(gè)方面：檔案管理系統(tǒng)、安全控制系統(tǒng)、校園一卡通系統(tǒng)、校園網(wǎng)絡(luò)、管理信息系統(tǒng)、數(shù)字化圖書館、電子化教案、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等。 

    但是，對(duì)于高校后勤來說，實(shí)施數(shù)字化管理的還比較少。而后勤數(shù)字化卻是高校社會(huì)化改革的需要，也是提高管理效率和效益的需要［２］。高校后勤數(shù)字化不僅能使辦公部門的辦公實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和基本的校園網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能， 更使得管理工作在校園網(wǎng)工作環(huán)境下更為方便、快捷、準(zhǔn)確。后勤數(shù)字化建設(shè)是高校后勤管理的一次革命，對(duì)提升高校后勤管理水平，提高后勤工作效率和后勤保障能力起到一定的促進(jìn)作用。 

    １　后勤數(shù)字化管理的基本概念 

    后勤數(shù)字化管理，是通過使用數(shù)字技術(shù)使后勤管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。它是利用數(shù)字技術(shù)選擇后勤企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，使其大大拓寬選擇范圍，實(shí)現(xiàn)選擇的最優(yōu)化，使得后勤企業(yè)在服務(wù)市場(chǎng)中更具有競(jìng)爭(zhēng)力［３］。后勤數(shù)字化管理必須能夠利用數(shù)字技術(shù)為客戶和后勤員工設(shè)計(jì)全新的價(jià)值理念，發(fā)現(xiàn)創(chuàng)造服務(wù)利潤(rùn)和捕捉服務(wù)利潤(rùn)的方法，并最終實(shí)現(xiàn)后勤企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略選擇達(dá)到最佳化的真正目標(biāo)，體現(xiàn)出后勤企業(yè)管理的獨(dú)特性。因此，我們說它是一門關(guān)于利用數(shù)字技術(shù)擴(kuò)大后勤企業(yè)選擇發(fā)展戰(zhàn)略視野藝術(shù)的科學(xué)。它不僅僅是一個(gè)單純的技術(shù)問題，而是服務(wù)于客戶，建立獨(dú)特的價(jià)值理念，發(fā)揮后勤員工積極性，極大地提高后勤管理績(jī)效，增加后勤企業(yè)利潤(rùn)的現(xiàn)代后勤管理新模式。 

    ２　數(shù)字化管理在中北大學(xué)后勤管理中的應(yīng)用 

    目前，高校后勤所使用的數(shù)字化管理系統(tǒng)一般由以下幾個(gè)模塊組成：①人力資源管理模塊；②公寓管理模塊；③維修管理模塊（網(wǎng)上保修系統(tǒng)）；④電力系統(tǒng)遠(yuǎn)程監(jiān)控模塊；⑤消費(fèi)管理模塊；⑥網(wǎng)站管理模塊。下面結(jié)合中北大學(xué)后勤數(shù)字化應(yīng)用的實(shí)際情況，簡(jiǎn)述一下筆者對(duì)數(shù)字化后勤的看法。 

    ２．１　人力資源管理 

    主要是利用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)后勤基層單位和職工的績(jī)效考核、薪金發(fā)放管理。其內(nèi)容包括指紋機(jī)考勤系統(tǒng)、效益分析系統(tǒng)、薪金核算系統(tǒng)。這一模塊的使用使后勤人事分配制度得以進(jìn)一步深化。系統(tǒng)在崗位管理功能方面，設(shè)計(jì)了崗位聘任程序和崗位管理模式，明確了崗位設(shè)置、崗位職責(zé)，為各部門按需設(shè)崗、以崗定薪提供了依據(jù)。員工上下班采用指紋刷卡。系統(tǒng)自動(dòng)記錄上下班時(shí)間，同時(shí)所有二線員工通過工作日志對(duì)自己當(dāng)天的工作做出計(jì)劃并在下班前輸入完成情況，上一級(jí)管理人員可通過其出勤情況和工作完成情況對(duì)其當(dāng)天的工作做出量化考核，考核分為Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ 四個(gè)等級(jí)，每個(gè)等級(jí)均有不同的分值?？己私Y(jié)果可以客觀地反映出每位員工的工作業(yè)績(jī)，體現(xiàn)了考核的公平性。實(shí)現(xiàn)了工資計(jì)算簡(jiǎn)捷化。使用該系統(tǒng)的工資管理功能，不論工資模式多么復(fù)雜，工資發(fā)放變得非常便捷，每月月底財(cái)會(huì)人員只需將本部門本月的收入輸入到系統(tǒng)中，系統(tǒng)會(huì)按照事先設(shè)定好的程序自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算，生成工資報(bào)表，領(lǐng)導(dǎo)通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng)進(jìn)行審批，在很短的時(shí)間就可完成工資申報(bào)、審批、發(fā)放工作，大大提高了工作效率。 

    ２．２　公寓管理模塊 

    學(xué)生公寓管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了公寓信息共享。以確保學(xué)生人身安全為重點(diǎn)，緊密結(jié)合公寓管理工作，聯(lián)合公寓管理員、學(xué)生干部、校領(lǐng)導(dǎo)、輔導(dǎo)員、家長(zhǎng)、學(xué)生等多方參與。它是以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為管理手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生在公寓活動(dòng)的科學(xué)管理。門禁系統(tǒng)利用學(xué)生飯卡在進(jìn)出公寓時(shí)掃描，方便掌握學(xué)生在公寓的活動(dòng)情況。公寓管理模塊囊括了學(xué)生信息管理、來訪人員核對(duì)、公寓門禁管理、學(xué)生請(qǐng)假管理、衛(wèi)生紀(jì)律評(píng)比、違規(guī)違紀(jì)登記、異常情況自動(dòng)提醒、遠(yuǎn)程視頻監(jiān)控、對(duì)進(jìn)出公寓人員及值班人員的可視化管理、管理人員考核等功能，大量減少了工作量，降低成本，提高了公寓的科學(xué)化管理水平。

    ２．３　維修管理模塊 

    它是一個(gè)涉及全校的管理系統(tǒng)，師生可以通過網(wǎng)上報(bào)修、電話報(bào)修、網(wǎng)上監(jiān)控等形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)維修過程從報(bào)修維修收費(fèi)等的全過程管理。網(wǎng)絡(luò)報(bào)修電腦會(huì)自動(dòng)將信息分配給各維修點(diǎn)。電話報(bào)修信息總值班臺(tái)受理后，按業(yè)務(wù)屬性通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)度到各維修點(diǎn)。由于其整個(gè)進(jìn)程是完全透明的，使得維修工作時(shí)間進(jìn)度、收費(fèi)數(shù)額、用戶滿意度等置于師生和管理人員監(jiān)督之下。其時(shí)間公示可提高后勤服務(wù)的及時(shí)性，收費(fèi)公示可提高后勤服務(wù)收費(fèi)的合理性。 

    ２．４　電力系統(tǒng)遠(yuǎn)程監(jiān)控模塊 

    它是利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及ＧＰＲＳ 系統(tǒng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)全校電力變壓器運(yùn)行的遠(yuǎn)程監(jiān)控，為我們掌握變壓器的運(yùn)行狀況，分析全校電力系統(tǒng)平衡與否，科學(xué)利用和調(diào)度電力資源提供了有效手段。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以方便地將全校電力系統(tǒng)運(yùn)行狀況傳輸給全校各級(jí)相關(guān)人員。將用戶當(dāng)月的表數(shù)鍵入計(jì)算機(jī)，票據(jù)就可以自動(dòng)打出。同時(shí)管理者可從系統(tǒng)中得到各種所需的數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)表格， 隨時(shí)掌握家屬區(qū)的水電氣消耗及資金回收情況。 

    ２．５　消費(fèi)管理模塊 

    它是利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及相關(guān)刷卡機(jī)達(dá)到學(xué)生在校園食堂、澡堂、超市、洗衣、打水實(shí)現(xiàn)一卡通的功能，方便學(xué)生使用飯卡。 

    ２．６　網(wǎng)站管理模塊 

    創(chuàng)建本部門網(wǎng)站，建立與本部門工作相關(guān)的網(wǎng)站內(nèi)容。通過網(wǎng)站，對(duì)外宣傳自己，建立交流平臺(tái)，為師生解決生活中遇到的具體問題，架起與師生溝通的橋梁，提高工作效率，發(fā)揮網(wǎng)站應(yīng)有的作用。 

    ３　后勤數(shù)字化的意義 

    １） 日常工作檢查實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督管理，大大節(jié)約時(shí)間和人員。核算更加科學(xué)規(guī)范（成本收益），核算考核的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)范，統(tǒng)計(jì)方法明確一致，使各個(gè)部門的統(tǒng)計(jì)、考核和監(jiān)督有比較，更加科學(xué)合理。所需要的各種數(shù)據(jù)和報(bào)表可以隨時(shí)打印輸出，工作效率明顯提高。網(wǎng)絡(luò)審批流程可以做到移動(dòng)辦公不受地域和時(shí)間的限制。資產(chǎn)管理清晰明確，各單位也可以清楚地了解本部門的資產(chǎn)情況和使用分布情況，對(duì)資產(chǎn)重組、盤活及創(chuàng)收提供重要的決策信息。通過后勤數(shù)字化建設(shè)，大大減輕了人工勞動(dòng)量。同時(shí)，數(shù)字化管理有效地克服了不同時(shí)空環(huán)境下的管理難度，把人從簡(jiǎn)單重復(fù)的管理中解放出來，大大提高了工作效率。服務(wù)意識(shí)和質(zhì)量得到明顯提高，從制度上完善并創(chuàng)造出一個(gè)干多、干好不一樣的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。 

    ２） 通過網(wǎng)上報(bào)修系統(tǒng)，使后勤維修服務(wù)質(zhì)量得到提高，原有維修及時(shí)率低、維修質(zhì)量差的問題得到了改善。 

    ３） 學(xué)生公寓住宿情況的統(tǒng)計(jì)，使得空閑床位情況的反映及時(shí)準(zhǔn)確，查找學(xué)生信息快速方便，住宿費(fèi)繳費(fèi)情況一目了然。采用人力資源管理工薪系統(tǒng)，人員崗位目標(biāo)明確，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)范，各級(jí)崗位責(zé)、權(quán)、利明確，操作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，提高了責(zé)任人的主觀能動(dòng)性，也促進(jìn)了其主動(dòng)認(rèn)真地完成本職工作的責(zé)任心。 

    ４） 實(shí)現(xiàn)校園“一卡通”，方便同學(xué)們的學(xué)校生活。 

    ５） 網(wǎng)站建立了信息通知、服務(wù)意見留言等相關(guān)欄目。師生員工無論何時(shí)何地只要登錄網(wǎng)站，就可以了解到后勤服務(wù)，使后勤服務(wù)更加完善和周到。在服務(wù)意見留言板塊可以對(duì)后勤服務(wù)和后勤管理工作暢所欲言，師生可以自由登錄發(fā)表意見和建議，使之成為學(xué)生和教職工對(duì)后勤服務(wù)暢談心聲的地方，深受全校師生擁護(hù)和歡迎。對(duì)后勤服務(wù)工作中存在的問題提出批評(píng)，對(duì)后勤服務(wù)質(zhì)量和水平進(jìn)行投訴等，是后勤管理者和學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)聽取師生意見的重要渠道，也是集團(tuán)監(jiān)督自身服務(wù)的有效手段。管理者通過這里了解后勤動(dòng)態(tài)信息，在第一時(shí)間掌握師生意見和需求，及時(shí)溝通有關(guān)情況，化解矛盾，維護(hù)了學(xué)校的安全穩(wěn)定。 

    ４　后勤數(shù)字化建設(shè)的合理途徑 

    ４．１　加強(qiáng)宣傳、提高認(rèn)識(shí) 

    后勤數(shù)字化建設(shè)是高校后勤管理的一次革命，將對(duì)學(xué)校的發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。通過學(xué)校相關(guān)部門進(jìn)行充分宣傳，利用校報(bào)、電視臺(tái)、廣播站等媒體對(duì)后勤數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行宣傳；相關(guān)部門要在部門網(wǎng)站開設(shè)數(shù)字化建設(shè)專欄，宣傳數(shù)字化建設(shè)的重要性、目的、意義及實(shí)施辦法。通過宣傳，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)定不移地推進(jìn)后勤數(shù)字化建設(shè)。軟件運(yùn)行、硬件安裝過程中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)解決，確保后勤數(shù)字化建設(shè)順利實(shí)施。

    ４．２　制度約束 

    相關(guān)部門負(fù)責(zé)制定有關(guān)管理規(guī)定，要將大學(xué)生自覺接受公寓門禁系統(tǒng)的注冊(cè)登記、自覺履行門禁系統(tǒng)的刷卡義務(wù)等寫入管理規(guī)定中，對(duì)不履行刷卡義務(wù)的行為要制定相應(yīng)的制約措施。規(guī)范管理，強(qiáng)化制度的執(zhí)行力度。制度化是科學(xué)管理的基本特征，數(shù)字化建設(shè)使后勤集團(tuán)的制度軟件化，就是把制度轉(zhuǎn)化為管理軟件，成為一種必須執(zhí)行的、程序化的規(guī)則。它將紙上的制度流程化、軟件化，通過監(jiān)督考核，用數(shù)字說話，真正做到了制度面前人人平等。 

    ４．３　設(shè)置專門的崗位 

    后勤部門抽調(diào)專人，做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集和錄入工作，并力求數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。借助數(shù)字化管理軟件，適時(shí)推進(jìn)后勤人事分配制度改革，形成考勤、考績(jī)、考效三位一體的人事分配制度，借助維修管理軟件，全面推行網(wǎng)上報(bào)修、電話報(bào)修、網(wǎng)上通報(bào)，自覺接受群眾的監(jiān)督。 

    ５　結(jié)束語 

    高校后勤數(shù)字化是高校后勤現(xiàn)代化建設(shè)最重要的基礎(chǔ)。面對(duì)當(dāng)今信息時(shí)代的挑戰(zhàn)和信息高速公路的出現(xiàn)，高等學(xué)校只有建立起自己的數(shù)字化后勤才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，才能進(jìn)行廣泛的信息交流，獲取及時(shí)準(zhǔn)確的各類信息，達(dá)到完全的資源共享，才能從根本上改變學(xué)校教學(xué)、科研和管理手段，才能滿足培養(yǎng)跨世紀(jì)高質(zhì)量人才的需要，才能促進(jìn)我國(guó)教育科研事業(yè)的發(fā)展。否則必將在激烈的信息競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中處于劣勢(shì)。因此建立高等學(xué)校的數(shù)字化后勤是很必要的，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。然而，我們也應(yīng)看到，高校后勤數(shù)字化畢竟是一個(gè)新事物，才剛剛起步［４］，它的發(fā)展、完善還有待大量的實(shí)踐和總結(jié)，還需要全體后勤人的共同努力。